Đề xuất và triển khai giải pháp báo cáo, thống kê, theo dõi tiến độ thực hiện và đôn đốc nhiệm vụ được giao mang tính khoa học với hệ thống nhắc việc tự động, cùng lúc nhiều người, nhiều bộ phận đều biết và cùng tác nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Cần Thơ

Khi Lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ cho các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở chỉ giao thời hạn và không theo dõi được tiến độ thực hiện cũng như quá trình xây dựng văn bản của các cá nhân thuộc các đơn vị. Khi các đơn vị trình dự thảo để Lãnh đạo Sở phê duyệt thì đã đến thời hạn được giao, thậm chí là quá hạn và Lãnh đạo Sở không có thời gian để nghiên cứu sâu bản thảo các đơn vị trình, cũng như không biết được đã có cá nhân nào tham gia đóng góp vào quá trình xây dựng dự thảo văn bản.

Từ các nguyên nhân trên dẫn đến tình trạng văn bản phát hành chất lượng nội dung công việc cần làm hoặc cần báo cáo chưa đạt mức tối ưu.

Do đó, ông Võ Quang Tuyến đã đưa ra giải pháp báo cáo, thống kê, theo dõi tiến độ thực hiện và đôn đốc nhiệm vụ được giao mang tính khoa học với hệ thống nhắc việc tự động, cùng lúc nhiều người, nhiều bộ phận đều biết và cùng tác nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ. Sau đây là các nội dung, giải pháp và hiệu quả mang lại.

1. Nội dung:

* Nội dung

- Khi Lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ cho các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở, tùy vào nhiệm vụ và mức độ quan trọng của nhiệm vụ được giao mà các đơn vị thực hiện như sau:

+ Đối với Lãnh đạo đơn vị:

• Khi nhận được nhiệm vụ Lãnh đạo Sở giao (trừ nhiệm vụ theo quy định chế độ mật), thực hiện tạo tập tin và chia sẻ bằng liên kết hoặc mã QR (liên kết hoặc mã QR chia sẻ phải thể hiện rõ tên nhiệm vụ, nội dung, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ và xem được trên nhiều thiết bị như: thiết bị thông minh, máy vi tính, … tại mọi thời điểm. Dữ liệu chia sẻ chỉ được phân quyền cho các cá nhân có liên quan) đến các cá nhân có liên quan để cùng thực hiện (nếu có); đồng thời chia sẻ đến Lãnh đạo Sở để được theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ. Khi chia sẻ và phân quyền thành công, tiếp tục vào nhóm nội bộ trên Zalo để giao việc cho các cá nhân có liên quan đồng thời thêm Lãnh đạo Sở để được theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ.
• Khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, ngoài việc theo dõi trên các phần mềm dùng chung và chuyên ngành, phải theo dõi tiến độ qua liên kết hoặc mã QR được chuyên viên chia sẻ để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở và điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định trước khi chuyên viên trình phê duyệt hoặc chuyển tiếp liên kết hoặc mã QR để báo cáo nhanh cho Lãnh đạo Sở khi có yêu cầu đột xuất.

+ Đối với Chuyên viên khi thực hiện nhiệm vụ được Lãnh đạo đơn vị giao (trừ nhiệm vụ theo quy định chế độ mật), thực hiện tạo tập tin và chia sẻ bằng liên kết hoặc mã QR (liên kết hoặc mã QR chia sẻ phải thể hiện rõ tên nhiệm vụ, nội dung, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ và xem được trên nhiều thiết bị như: thiết bị thông minh, máy vi tính, … tại mọi thời điểm. Dữ liệu chia sẻ chỉ được phân quyền cho các cá nhân có liên quan) đến các cá nhân có liên quan để cùng thực hiện (nếu có); đồng thời chia sẻ đến Lãnh đạo phụ trách để được theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở hoặc điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định. Khi chia sẻ và phân quyền thành công, tiếp tục vào nhóm nội bộ trên Zalo để giao việc1 cho các cá nhân có liên quan đồng thời thêm Lãnh đạo đơn vị để được theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ.

Với tính năng giao việc của Zalo ta dễ dàng quản lý các nhiệm vụ đã hoàn thành, các nhiệm vụ quá hạn, các nhiệm vụ chưa hoàn thành và thời hạn hoàn thành của các nhiệm vụ chưa đến hạn. Đặc biệt hệ thống tự động nhắc việc khi nhiệm vụ đến hạn mà chưa hoàn thành.

Thực hiện xong các bước nêu trên là ta đã có hệ thống nhắc việc tự động, cùng lúc nhiều người, nhiều bộ phận đều biết và cùng tác nghiệp (nếu được phân quyền) để hoàn thành nhiệm vụ.

- Để thực hiện được giải pháp báo cáo, thống kê, theo dõi tiến độ thực hiện và đôn đốc nhiệm vụ được giao mang tính khoa học với hệ thống nhắc việc tự động, cùng lúc nhiều người, nhiều bộ phận đều biết và cùng tác nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ, ta cần các điều kiện như sau:

1. Có tài khoản Gmail.

2. Có sử dụng điện toán đám mây (Google Drive).

3. Biết chia sẻ và phân quyền người dùng.

4. Để mang tính chuyên nghiệp hơn thì tạo liên kết bằng mã QR thông qua mã QR của Zalo.

5. Các đơn vị phải cung cấp địa chỉ hộp thư điện tử Google (Gmail) của các cá nhân thuộc đơn vị để được phân quyền thực hiện nhiệm vụ.

6. Có tài khoản Zalo.

Có nhiều ứng dụng để thực hiện, tuy nhiên để hạn chế chi phí. Tôi chọn các ứng dụng của Google, Microsoft office và mạng xã hội Zalo.

Các bước chia sẻ dữ liệu và phân quyền người dùng bằng liên kết và mã QR thông qua ứng dụng Google và Zalo cụ thể như sau:

Bước 1: Tạo tài khoản Email Google (Gmail).

Bước 2: Đăng nhập Google Drive thông qua Gmail đã tạo.

Bước 3: Lưu trữ tập tin trên Google Drive.

Bước 4: Chọn tập tin cần chia sẻ trên Google Drive.

Bước 5: Chia sẻ tập tin.

Bước 6: Thêm người cần chia sẻ và phân quyền (quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền nhận xét).

Bước 7: Sao chép liên kết tập tin cần chia sẻ.

Bước 8: Truy cập qr.zalo.me để tạo mã QR.

Bước 9: Dán liên kết vừa mới sao chép vào ô tạo mã QR.

Bước 10: Tải xuống mã QR của liên kết vừa chia sẻ.

Bước 11: Mở ứng dụng Microsoft Word để điền tên nhiệm vụ, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 12: Chèn ảnh mã QR vừa tạo vào tập tin Word.

Bước 13: Chèn liên kết đã sao chép ở Bước 7 vào nội dung bảng Word.

Bước 14: Lưu lại với định dạng Pdf.

Bước 15: Chuyển định dạng từ Pdf sang định dạng tập tin ảnh.

Bước 16: Gửi tập tin ảnh và tập tin Pdf vừa tạo qua Zalo hoặc hộp thư điện tử đến các cá nhân có liên quan.

Bước 17: Các cá nhân có liên quan nhận được tập tin Pdf và tập tin ảnh dùng Zalo quét mã QR trên tập tin ảnh hoặc nhấp vào ảnh trên tập tin Pdf để truy cập vào tập tin được chia sẻ (nhiệm vụ được giao hoặc phối hợp thực hiện). Ngoài ra khi thực hiện chia sẻ ở bước 6, các cá nhân được phân quyền chia sẻ có thể vào trực tiếp Google Drive của mình và chọn thẻ được chia sẻ với tôi để thực hiện nhiệm vụ.

Bước 18: Vào nhóm nội bộ trên Zalo để giao việc cho các cá nhân có liên quan đồng thời thêm Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo đơn vị để được theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì tổng hợp tạo đề cương, biểu mẫu và chia sẻ đến các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện. Đồng thời, chia sẻ đến Lãnh đạo phụ trách để được theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở hoặc điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định.

- Cá nhân có liên quan thực hiện nhập liệu trực tiếp trên ứng dụng Google tài liệu, Google bảng tính, Google biểu mẫu thông qua liên kết hoặc mã QR trên Zalo được cá nhân chủ trì thực hiện nhiệm vụ chia sẻ.

* Kết quả đạt được:

- Nâng cao hiệu quả công tác, chất lượng công việc, đẩy nhanh tiến độ thực hiện nhiệm vụ, hạn chế sai sót, tránh trùng lặp, tăng năng suất lao động, kịp thời báo cáo Lãnh đạo các cấp, hạn chế tối đa tình trạng quá hạn khi thực hiện nhiệm vụ, hệ thống tự động nhắc việc khi nhiệm vụ đến hạn mà chưa hoàn thành (đặt thời hạn cho hệ thống trước 01 hoặc 02 ngày so với thời hạn được giao).

- Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trên hệ thống theo dõi, đôn đốc và báo cáo nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân thành phố (cddh.cantho.gov.vn). Năm 2022, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã hoàn thành trước và đúng hạn 68/69 nhiệm vụ được giao. Trong đó: trước hạn 57 nhiệm vụ, tỷ lệ 84,06%; đúng hạn 11 nhiệm vụ, tỷ lệ 15,94%; không có nhiệm vụ quá hạn.

- Sáng kiến đã thực hiện đạt hiệu quả tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và đã triển khai nhân rộng cho 05 phòng chuyên môn thuộc Sở và 06 đơn vị trực thuộc Sở thực hiện hiệu quả trong các mặt công tác như: báo cáo, thống kê, góp ý dự thảo văn bản …

2. Tính hiệu quả:

a. Hiệu quả kinh tế:

Khi thực hiện làm báo cáo thì đơn vị tổng hợp sẽ gửi đề cương chung của của cấp có thẩm quyền đến các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở. Các đơn vị sẽ thực hiện báo cáo theo đề cương chung, do đó sẽ có một số nội dung Sở không cần như: cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở … thường thì các đơn vị gửi báo cáo 04 trang A4 chỉ lấy thông tin được 01 trang A4 (phần báo cáo trọng tâm theo đề cương).

Bình quân một người đánh máy được 01 trang A4 phải mất thời gian 15 phút. Thời gian để các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở làm được 01 báo cáo có độ dài 04 trang A4 gửi về đơn vị tổng hợp thì phải mất ít nhất 01 giờ. Tương tự thì 10 phòng, ban, đơn vị thuộc Sở phải mất ít nhất 10 giờ và đơn vị tổng hợp phải mất khoảng 02 giờ để xem, đọc được 10 báo cáo (40 trang A4) của 10 đơn vị gửi và mất 03 giờ để soạn thảo thành báo cáo của Sở có độ dài 12 trang A4.

Tổng thời gian để làm được 01 báo cáo của Sở có độ dài 12 trang A4 hoàn chỉnh phải mất ít nhất 15 giờ làm việc.

Đối với giải pháp báo cáo, thống kê, theo dõi tiến độ thực hiện và đôn đốc nhiệm vụ được giao mang tính khoa học với hệ thống nhắc việc tự động, cùng lúc nhiều người, nhiều bộ phận đều biết và cùng tác nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ.

Để làm được 01 báo cáo có độ dài 12 trang A4 hoàn chỉnh thì chỉ cần chia sẻ đề cương đến các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở và phân công thực hiện trực tiếp trên tập tin đề cương do đơn vị tổng hợp gửi. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, các các nhân của đơn vị chỉ điền nội dung theo yêu cầu của đề cương (khoảng 01 trang A4) không điền thêm các thông tin khác mà đề cương không yêu cầu như: khái quát đơn vị, tình hình triển khai văn bản ….

Các, phòng, ban, đơn vị trực thuộc từ mất 01 giờ để có báo cáo có độ dài 04 trang A4 (bao gồm các nội dung đề cương không yêu cầu) thì chỉ cần mất 15 phút để thực hiện báo cáo theo yêu cầu của đơn vị tổng hợp có độ dài khoảng 01 trang A4. Rút ngắn được thời gian thực hiện báo cáo cho các đơn vị từ 04 trang A4 xuống còn 01 trang A4 (tiết kiệm 45 phút). Tương tự, 10 đơn vị tiết kiệm được 450 phút (07 giờ 30 phút).

Đơn vị tổng hợp báo cáo có thể vừa làm vừa xem trực tiếp các đơn vị thực hiện báo cáo không phải đợi đến khi các đơn vị có tập tin hoàn chỉnh gửi tới mới xem được. Vì vậy bước này rút ngắn được thời gian xem báo cáo của 10 đơn vị gửi là 02 giờ và 03 giờ để soạn thảo thành báo cáo hoàn chỉnh xuống còn khoảng 45 phút. Do, cùng thực hiện trực tiếp với các đơn vị trên 01 tập tin.

Có thể rút ngắn được thời gian để làm 01 báo cáo có độ dài 12 trang A4 được tổng hợp từ 10 báo cáo, mỗi báo cáo có độ dài 04 trang A4 từ 15 giờ làm việc xuống còn 01 giờ làm việc. Giảm được 14 giờ làm việc khoảng 02 ngày công của một công chức, viên chức.

Hằng năm, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội được cấp có thẩm quyền giao thực hiện báo cáo trên 600 báo cáo, bao gồm báo cáo thường xuyên và báo cáo chuyên đề. Báo cáo thường xuyên được tổng hợp từ 10 phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở. Báo cáo chuyên đề được tổng hợp từ 09 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện hoặc các hội đặc thù hoặc các cơ sở giáo dục nghề nghiệp hoặc các đơn vị quản lý về lao động trên địa bàn thành phố, tùy vào chuyên đề báo cáo yêu cầu.

Với khối lượng công việc như trên, chỉ tính riêng công tác báo cáo tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thành phố Cần Thơ, ta có thể tiết kiệm được chi phí là: 01 báo cáo tiết kiệm 14 giờ làm việc; 600 báo cáo tiết kiệm 8.400 giờ làm việc, tương ứng 1.050 ngày làm việc.

Đối với chuyên viên đang hưởng mức lương cơ bản bậc 1 hệ số 2.34 thì 01 ngày công, tương đương 158.000 đồng/ngày: 158.000 đồng/ngày x 1.050 ngày = 165.900.000 đồng (Một trăm sáu mươi lăm triệu, chín trăm nghìn đồng).

b. Lợi ích xã hội:

- Lãnh đạo đơn vị dễ dàng theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở quá trình thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức hoặc có thể điều chỉnh, bổ sung nội dung đúng theo quy định trước khi chuyên viên trình phê duyệt trên nhiều thiết bị như: thiết bị thông minh, máy vi tính, … tại mọi thời điểm. Nhanh chóng, thuận lợi báo cáo Lãnh đạo Sở khi có yêu cầu đột xuất. Xem được các cá nhân nào đã tham gia vào quá trình soạn thảo xây dựng văn bản cũng như đoạn văn bản nào của cá nhân nào thực hiện soạn thảo vào thời gian nào (chuyển đổi từ làm việc độc lập sang làm việc nhóm được nhiều cấp Lãnh đạo theo dõi).

- Lãnh đạo Sở dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trên nhiều thiết bị như: thiết bị thông minh, máy vi tính, … tại mọi thời điểm và xem được các cá nhân nào đã tham gia vào quá trình soạn thảo văn bản cũng như đoạn văn bản nào của cá nhân nào thực hiện soạn thảo vào thời gian nào (chuyển đổi từ làm việc độc lập sang làm việc nhóm).

- Tránh rủi ro mất dữ liệu do thiên tai, mất điện, hư hỏng thiết bị đột ngột (chuyển đổi từ lưu trữ vật lý sang lưu trữ điện toán đám mây).

- Tận dụng tối đa thời gian, linh động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nhập liệu trên nhiều phương tiện, bằng nhiều hình thức (nhập liệu bằng đánh chữ, bằng giọng nói), tại mọi thời điểm, có ý tưởng lúc nào nhập vào lúc đó, tận dụng tối đa ý tưởng của bản thân (chuyển đổi từ làm việc trực tiếp sang trực tuyến).

3. Phạm vi ảnh hưởng:

Có khả năng áp dụng trong nhiều lĩnh vực ở tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội trên toàn quốc./.

Võ Quang Tuyến

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Nguồn: t63.mic.gov.vn